Informiranje i uključivanje članova

Članovi mogu odgovorno sudjelovati samo ako pravodobno dobiju razumljive i provjerljive informacije. Komunikacija treba objasniti temu, fazu procesa, potvrđene činjenice, otvorena pitanja i način na koji član može postaviti pitanje ili sudjelovati prema važećim pravilima.

Informiranje nije isto što i uvjeravanje pod svaku cijenu. Poruka koja prešućuje neizvjesnost ili predstavlja prijedlog kao gotov ishod može narušiti povjerenje. Jednako je važno zaštititi osobne podatke, interne dokumente i sadržaj koji nije odobren za javnost.

Sadržaj dobre obavijesti

Obavijest treba odgovoriti na osnovna pitanja: koja je tema, zašto je važna, što je do sada potvrđeno, u kojoj je fazi proces i gdje član može pronaći dodatne izvore. Ako postoji dokument, navedite puni naslov i osigurajte odgovarajući pristup umjesto slanja nepouzdane preslike bez konteksta.

Jezik treba biti jasan i prilagođen publici. Stručni pojam objasnite pri prvom korištenju, a duži postupak podijelite na podnaslove i korake. Važna informacija ne smije biti prenesena samo bojom, slikom ili privitkom bez tekstualnog sažetka.

Kanali i pristupačnost

Javni portal prikladan je za informacije odobrene za širu objavu. Članski prostor koristi se za materijale ograničene na aktivne članove, a osjetljivija pitanja zahtijevaju odgovarajući potvrđeni kanal. Jedna poruka ne mora sadržavati sve detalje ako jasno upućuje na siguran izvor.

Digitalni sadržaj treba biti upotrebljiv na mobilnom uređaju, tipkovnicom i uz pomoćnu tehnologiju. Dokumenti trebaju imati smislen naziv, a slika tekstualnu alternativu. Video ili audio informacija treba imati transkript ili drugi potpuni tekstualni ekvivalent.

Pitanja, povratna informacija i odluke

Članovima treba omogućiti da postave pitanja i dobiju pojašnjenje kroz dogovoreni kanal. Česta pitanja mogu se objediniti u urednički sadržaj bez objave identiteta pojedinca. Neodgovoreno pitanje treba ostati označeno kao otvoreno umjesto da se popuni pretpostavkom.

Kada se provodi formalno izjašnjavanje ili donosi odluka, treba slijediti važeća pravila i nadležnosti. Portal može pružiti informacije i dokumente, ali ne smije samostalno zamijeniti postupak koji zahtijeva određenu odluku, evidenciju ili stručnu provjeru.

• objasnite temu, fazu i potvrđene činjenice

• navedite siguran izvor dodatnih informacija

• odaberite kanal prema publici i povjerljivosti

• omogućite pristupačan način postavljanja pitanja

• ne prikazujte prijedlog kao već donesenu odluku